U kunt verkoopfacturen aanmaken en openen via [Factuur, Invoer, Facturen]. Als u een nieuwe factuur wilt aanmaken, kiest u voor 'Nieuw'. Als u een factuur wilt aanpassen, selecteert u de desbetreffende factuur en kiest u voor 'Openen'.
Factuurcode
In dit veld dient u een factuurcode te selecteren. Factuurcodes kunt u gebruiken om verschillende soorten facturen van elkaar te onderscheiden.
Besteld door
Hier geeft u aan wie de order besteld heeft. Als u met het orderpakket werkt, kunnen de gegevens hier verschillen van de waarden in de velden 'Levering aan' en 'Factuur voor'. U kunt de debiteur selecteren door de (gedeeltelijke) naam of het nummer op te geven.
Als u een debiteur selecteert die niet actief is, krijgt u hier een waarschuwing voor te zien. U krijgt dan de vraag 'Toch doorgaan?'. Als u hier kiest voor 'Ja', wordt de desbetreffende debiteur toch geselecteerd. Als u kiest voor 'Nee', dient u hier een andere debiteur te selecteren.
Indien u debiteur / medewerkergegevens wijzigt dan wordt u hier, via een melding , op geattendeerd.
Levering aan
Hier geeft u aan aan wie de order geleverd wordt. Als u met het orderpakket werkt, kunnen de gegevens hier verschillen van de waarden in de velden 'Besteld door' en 'Factuur voor'. U kunt de debiteur selecteren door de (gedeeltelijke) naam of het nummer op te geven.
Factuur voor
Hier geeft u aan voor wie de factuur bestemd is. U kunt de debiteur selecteren door de (gedeeltelijke) naam of het nummer op te geven.
Onderhoud
Met deze knop kunt u doorzoomen naar het onderhoud van de debiteur.
Kaart
Met deze knop kunt u doorzoomen naar de debiteurenkaart van de debiteur (orderdebiteur, afleverdebiteur en factuurdebiteur).
Adres
Bij alle drie debiteuren (orderdebiteur, afleverdebiteur en factuurdebiteur) wordt het corresponderende adres getoond. Dit adres wordt gehaald uit het onderhoud van de desbetreffende debiteur. Eventueel kunt u met de knop 'Adres' een ander adres selecteren. Indien u wijzigingen aanbrengt in de adresgegevens van de contactpersoon kunt u er voor kiezen de wijzigingen direct in de stamgegevens op te slaan. Dit kan op twee manieren, na bewaren kunt u in het pop-up scherm de knop 'Aanmaken' gebruiken om de gegevens als geheel nieuwe contactpersoon op te slaan. De knop 'Overschrijven wijzigt de gegevens direct bij de bestaande contactpersoon. Door voor 'Annuleren te kiezen worden de gegevens alleen in de ingevoerde factuur opgeslagen, en blijven de stamgegevens ongewijzigd.
Onder de kop van het invoerscherm kunt u de factuurgegevens invoeren:
Ordernummer
Dit nummer geeft aan op welke order de factuur betrekking heeft. In de factuurhistorie kan later de order gemakkelijk worden teruggezocht. Het ordernummer wordt altijd automatisch toegepast en het is niet mogelijk om dit uit te zetten. Dit betreft een nummer uit dezelfde reeks nummers (uit de nummerinstellingen) die voor de orders worden gebruikt. Wanneer E-Order in uw licentie aanwezig is kunt u in de nummerinstellingen aangeven wat het eerst volgende ordernummer moet zijn. Wanneer E-Order niet aanwezig is in uw licentie is het niet mogelijk om het eerstvolgende ordernummer te wijzigen.
Onze ref.
Dit veld is het factuurnummer. Deze wordt gegenereerd bij het afdrukken van de factuur. Als deze dus leeg is, is de verkoopfactuur nog niet definitief afgedrukt. Als u in uw factuurinstellingen heeft aangegeven dat het factuurnummer bij de invoer moet worden gegenereerd, is dit veld wel gevuld.
Uw referentie
Hier voert u de omschrijving in die uw klant gebruikt bij het bestellen, bijvoorbeeld het bestelnummer.
Omschrijving
Hier kunt u een omschrijving van deze factuur invoeren. Deze omschrijving wordt later gebruikt voor de financiële boeking.
Mutatiedatum
Als u de factuur handmatig aanmaakt, geeft dit veld de datum aan wanneer de factuur is ingevoerd. Als de factuur vanuit het orderpakket is aangemaakt, toont dit veld de orderdatum.
Medewerker
U kunt hier de medewerker opgeven, bijvoorbeeld de vertegenwoordiger.
Magazijn
Als de verkoopfactuur gegenereerd is vanuit E-Order of E-Project, wordt dit veld gevuld met het magazijn uit die order en kunt u dit niet aanpassen. Als de verkoopfactuur los wordt ingevoerd, kunt u hier een magazijn invullen. Standaard wordt dit veld gevuld met het standaard magazijn die u in de factuurinstellingen kunt definiëren.
Leveringswijze
Hier geeft u aan op welke wijze de goederen geleverd worden.
Condities
Als u kiest voor 'Condities', kunt u in een nieuw scherm extra factuurgegevens invoeren.
Onder de factuurgegevens, kunt u in de factuurregels de artikelen selecteren:
Kolommen definiëren
U kunt zelf bepalen welke kolommen u wilt zien. Als u bovenin uw scherm op 
drukt, krijgt u een scherm waar u de verschillende kolommen kan aan- of uitvinken. Als u een kolom aanvinkt, kunt u deze kolom gebruiken in de factuurregels. Als u een kolom uitvinkt, kunt u deze kolom niet gebruiken in een factuurregel en wordt deze ook niet getoond.
Artikel
In dit veld kunt u de artikelcode invoeren van het artikel wat besteld is door de debiteur. Als u op F5 drukt, krijgt u een selectiescherm met alle artikelen. Naast het selecteren van een artikel via de <F2> of <F5> toets kunt u ook de artikelcode, zoekcode of omschrijving van het artikel invoeren in dit veld. Hierbij wordt eerst gekeken of er een artikel is waarvan de artikelcode volledig overeenkomt met de door u ingevulde tekst. Is dat niet het geval dan wordt gekeken of er een artikel is waarvan de zoekcode volledig overeenkomt met de door u ingevulde tekst. Wanneer dit ook niet het geval is wordt gekeken of er een artikel is waarvan een deel van de omschrijving van het artikel de door u opgegeven tekst bevat. Hierbij wordt geen rekening gehouden met de status van het artikel.
Omschrijving
Standaard verschijnt de omschrijving uit het artikelbestand. Als u dit hier wijzigt, wordt de gewijzigde omschrijving op de factuur afgedrukt (mits de lay-out zodanig gedefinieerd is).
Lange omschrijving
Dit is de tekst die u bij het onderhouden van het artikel heeft ingevoerd in het veld 'Tekst'. Deze lange omschrijving is alleen bij het onderhouden van het artikel te wijzigen, niet in een verkoopfactuur.
Extra omschrijving
In deze kolom wordt de
extra artikelomschrijving getoond. U kunt de extra artikelomschrijving bekijken door te klikken op het icoon in deze kolom. De extra artikelomschrijving wordt dan in een apart venster getoond.
Artikelcode klant
In de praktijk kan het voorkomen dat de artikelcodes die uw klant hanteert afwijken van de artikelcodes die u zelf hanteert. Voor uw klanten kan het wenselijk zijn dat ze op de orderbevestiging of factuur naast de artikelcode die u hanteert tevens hun eigen artikelcode kunnen terugzien. U kunt bij het onderhoud van de debiteur op het tabblad 'Logistiek' het onderhoud van de artikelcodes per klant openen. Hier kunt u per artikelcode de artikelcode die uw klant hanteert toevoegen. Deze artikelcode per klant wordt in deze kolom in de factuur getoond. De waarde die in deze kolom wordt getoond is afhankelijk van het geselecteerde artikel en de geselecteerde orderdebiteur.
Mag.
Als de verkoopfactuur gegenereerd is vanuit E-Order of E-Project, wordt dit veld gevuld met het magazijn uit die order en kunt u dit niet aanpassen. Als u een nieuwe verkoopfactuur invoert kunt u hier een magazijn vullen. Standaard wordt hier het magazijn uit de kopregel van de factuur, of uit het artikelonderhoud geselecteerd. Wanneer het artikel bekend is in meerdere magazijnen, en een van die magazijnen komt overeen met het magazijn uit de kopregel, dan wordt dat magazijn voorgesteld. Zijn deze magazijnen allemaal anders dan het magazijn in de kopregel, dan wordt het hoofdmagazijn van het artikel voorgesteld.
Assortimenten
Indien u onder 'Kolommen Definiëren' uw assortimenten aan heeft gezet, wordt hier voor elke artikelregel het bijbehorende assortiment getoond.
Prijslijst
De prijslijst die geldt voor deze factuur. Als er een prijslijst is gekoppeld aan deze debiteur, wordt deze automatisch gevuld.
Aantal
Hier voert u het aantal in voor het desbetreffende artikel. U kunt alleen decimalen invoeren indien het artikel gedefinieerd is als een deelbaar artikel.
Eenheid
Dit is de verkoopeenheid van het artikel. Deze heeft u gedefinieerd bij het onderhouden van het artikel, tabblad Basis.
Afleverdatum
Dit is de datum van levering. Deze kan eventueel verschillen van de leverdatum in de kop van de factuur(onder de knop condities). De afleverdatum op de factuurregel is de datum waarop de goederen of diensten geleverd zijn. In de kop van de factuur kan ook een afleverdatum worden ingevoerd; deze wordt dan standaard gebruikt bij de invoer van de factuurregels. De datum hoeft dus niet hetzelfde te zijn (vooral bij verzamelde facturen zal dit vaak voorkomen).
Verkoopprijs
In dit veld wordt de verkoopprijs getoond die u heeft ingevoerd bij het onderhoud van het artikel, tabblad 'Basis', veld 'Verkoopprijs'. Met het functierecht 'Brutoprijs wijzigen' kunt u een gebruiker rechten gegeven om de verkoopprijs tijdens de invoer te kunnen wijzigen. Beschikt een gebruiker niet over dit functierecht dan kan de verkoopprijs alleen worden aangepast wanneer de verkoopprijs bij het artikelonderhoud 0,00 betreft.
Kort. %
Kortingen die betrekking hebben op prijslijsten worden hier getoond.
Kort. % (Extra)
Kortingen die betrekking hebben op debiteuren, worden hier getoond. Dit kortingspercentage wordt bepaald in het onderhoud van de factuurdebiteur. U kunt dit percentage hier nog wijzigen.
Totale korting
De kortingsbedragen uit de kolommen 'Kort. %' en 'Kort. % (Extra)' worden in deze kolom als een totaalpercentage weergegeven.
Nettoprijs
De nettoprijs van de factuurregel. Deze wordt berekend aan de hand van de prijs van het artikel en de kortingen. U kunt ook zelf een nettoprijs invoeren. U dient hiervoor wel voldoende rechten te hebben.
BTW
Kies de BTW-code. U kunt alleen BTW-codes van het type 'Verkoop' of 'Beide' selecteren. Een BTW-code van het type 'Inkoop' kan niet geselecteerd worden. Standaard wordt de BTW-code van de factuurdebiteur of het artikel voorgesteld. Wanneer de factuurdebiteur niet is gevestigd in de EU, of is gevestigd in hetzelfde land als uw bedrijf, dan wordt standaard de BTW-code die u bij het veld 'BTW bij het onderhoud van de factuurdebiteur heeft gekoppeld voorgesteld. Is daar geen BTW-code gekoppeld, dan wordt de BTW-code van het artikel voorgesteld. Wanneer de factuurdebiteur is gevestigd in een EU land (anders dan uw eigen land) wordt op basis van de 'Classificatie ICP' bij het onderhoud van het artikel bepaald welke BTW-code wordt gebruikt.
Bedrag
Dit geeft het totaalbedrag van de regel aan. Deze wordt berekend door het aantal met de prijs te vermenigvuldigen, rekening houdend met de korting. De BTW wordt niet meegerekend.
Kostprijs
De kostprijs van het artikel. Dit veld ziet u alleen als u gemachtigd bent om artikelen te onderhouden.
Opslag %
De marge op dit artikel. Deze wordt berekend aan de hand van de ingevoerde verkoopprijs en de kostprijs, die afkomstig is uit het artikelbestand. Dit veld ziet u alleen als u gemachtigd bent om artikelen te onderhouden.
Regeltoeslagen
Deze kolom is van toepassing wanneer u werkt met toeslagen en kortingen. In deze kolom wordt het totaalbedrag (in de valuta van de factuur) aan regeltoeslagen getoond dat van toepassing is voor deze regel. De regeltoeslagen worden berekend op het moment dat u de regel heeft ingevuld en de regel verlaat. Wanneer u zaken in de factuur aanpast die invloed kunnen hebben op de berekening van de regeltoeslag (bijvoorbeeld de leveringswijze) wordt de volgende melding getoond: "Evaluatie van regels is nodig voor het toepassen van de juiste toeslagen. Dit kan, afhankelijk van het aantal regels/toeslagen, enige tijd in beslag nemen. Doorgaan?". Wanneer u 'Ja' selecteert wordt de regeltoeslag opnieuw berekent, wanneer u 'Nee' selecteert blijft de regeltoeslag ongewijzigd.
Toeslagen
Deze kolom is van toepassing wanneer u werkt met toeslagen en kortingen. Wanneer er regeltoeslagen van toepassing zijn op deze factuurregel kunt u middels deze kolom doorklikken naar de detailgegevens van de regeltoeslagen.
Land
Als het een levering aan een debiteur in een EU-land betreft, voert u het land in waarnaar de goederen verstuurd zijn. Deze gegevens worden gebruikt voor de Intrastat-aangifte.
Medewerker
Kies hier de 'medewerker' (werknemer) die verantwoordelijk is voor deze verkoop. Later kunt u bijvoorbeeld in diverse overzichten de omzet per medewerker opvragen. De verschillende omzetstatistieken zijn gebaseerd op de medewerker die in de kopregel is ingevuld. Het overzicht verkooptargets en de werkelijke gegevens bij het medewerker onderhoud op het tabblad 'Budgetten', zijn gebaseerd op de medewerker die in de subregels van de factuur is ingevuld.
Kostenplaats
Voer de kostenplaats in. De kostenplaats die u hier invoert, wordt gebruikt bij de financiële boeking die uit de factuur volgt. Het nettobedrag exclusief BTW wordt op de grootboekrekening Omzet geboekt.
Kostendrager
Voer hier de kostendrager in. De kostendrager die u hier invoert, wordt gebruikt bij de financiële boeking die uit de factuur volgt. Het nettobedrag exclusief BTW wordt op de grootboekrekening Omzet geboekt.
Order
Dit nummer geeft aan op welke verkooporder de factuurregel betrekking heeft.
Request ID
Dit veld is van toepassing voor de integratie met 'Project uren en registratie' en 'Service management' in Exact Synergy Enterprise.
Project uren en registratie: Projectmanagers registreren de geplande projecturen en kosten middels de 'Uren', 'Facturatie termijnverzoeken', 'Reiskosten' of 'Materiaal en Declaraties' ('Hour planning and realize', 'Invoice terms', 'Travel expenses' of 'Material and expenses') verzoeken in Exact Synergy Enterprise. Zodra de verzoeken zijn verwerkt worden deze geëxporteerd naar de administratie, waar de facturen voor deze verzoeken kunnen worden gegenereerd. Zodra de verzoeken zijn geëxporteerd worden de ID's van het verzoek getoond in de gegenereerde factuur. Wanneer vervolgens de factuur is verwerkt worden de factuurdatum en het factuurnummer real-time bijgewerkt in het betreffende verzoek. Op deze wijze is het voor een project manager altijd inzichtelijk op welk verzoek de factuur betrekking heeft en kan hij/zij eenvoudig zien of de klant reeds gefactureerd is.
Service management: In deze kolom wordt het verzoeknummer getoond van het oorspronkelijk verzoek in Exact Synergy Enterprise. Het getoonde verzoeknummer is een hyperlink en opent de service activiteit in Exact Synergy Enterprise (zie Aanmaken en bewerken van een service activiteit verzoek).
Onder de factuurregels wordt informatie getoond over de procesgang en het totaalbedrag van de factuur.
Als u een groene vink ziet onder een pictogram, betekent dit dat deze stap al is genomen met vermelding van de datum. Als de stap is overgeslagen, omdat deze niet verplicht is, wordt dat ook getoond. Als u een rood kruis ziet onder een pictogram, betekent dit dat deze stap nog niet genomen is (zie 'Betaald').
Tevens zijn deze pictogrammen als knoppen te gebruiken. Zo kunt u een factuur fiatteren, door op het pictogram 'Gefiatteerd' te klikken. Dit is ook mogelijk voor de pictogram 'Verricht'.
Gefiatteerd
Met deze knop kunt u de verkoopfactuur fiatteren of een eerdere fiattering ongedaan maken. U kunt in uw instellingen aangeven of een verkoopfactuur gefiatteerd dient te worden, voordat deze verricht mag worden. Als het niet toegestaan is dat de kredietlimiet wordt overschreden, krijgt u hier een melding van (met kredietinformatie) en kan de verkoopfactuur niet gefiatteerd worden. U kunt in uw instellingen aangeven of een verkoopfactuur gecontroleerd moet worden op het overschrijden van de kredietlimiet.
Verricht
Met deze knop kunt u de verkoopfactuur afdrukken en verwerken.
Naast de pictogrammen worden de bedragen van de factuur getoond:
Netto
Dit veld geeft het totale nettobedrag van deze verkoopfactuur aan. Dit is het brutobedrag minus de verleende korting.
BTW
Dit veld geeft het totale bedrag aan BTW weer. Deze wordt bepaald door de ingevoerde BTW-codes in de verkoopfactuurregels. Bij het kopje Bruto wordt het BTW-bedrag inclusief regelkortingen getoond. Bij het kopje Korting wordt het BTW-bedrag getoond, wat verband houdt met de ingevoerde kortingen/opslagen onder de knop Specifiek.
Totaal
Dit is het totale bedrag inclusief BTW, dat gefactureerd gaat worden aan de factuurdebiteur.
Specifiek
Met deze knop opent u het kortingen en opslagen scherm. Hierin kunt u onder andere de betalingsconditie(s) invoeren voor deze factuur. Tevens kunt u in dit scherm extra kortingen of opslagen invoeren. Als u geen gebruik maakt van deze knop, komt dit scherm naar voren als u de verkoopfactuur sluit (afhankelijk van de factuurinstelling 'Kortingen / Opslagen in de sectie Invoer). Wanneer u de optie 'Toepassen: Gekoppelde opslagen' onder de Knop 'Condities' heeft aangevinkt, kunt u middels deze knop bekijken welke gekoppelde opslagen van toepassing zijn op deze factuur.